Live Transkription in Microsoft Teams aktivieren

In der heutigen, zunehmend digitalisierten Arbeitswelt kann es herausfordernd sein, in Besprechungen alles zu verstehen. Hintergrundgeräusche, unterschiedliche Akzente, und schnelle Sprechweisen erschweren das Mitverfolgender Diskussionen. Besonders in internationalen und virtuellen Meetings wird die Verständlichkeit häufig durch technische oder sprachliche Barrieren beeinträchtigt. Hier kommt die Live Transkription in Microsoft Teams ins Spiel: Diese Funktion wandelt gesprochene Worte in Echtzeit in Text um und zeigt diese als Untertitel an. Damit wird die Kommunikation klarer, transparenter und inklusiver. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du die Live-Transkription in Microsoft Teams aktivierst, welche Voraussetzungen du beachten musst, und wie du von der KI-gesteuerten Zusammenfassung profitierst.

Teams Meeting live transkribieren – die Vorteile

Es gibt viele Gründe, warum du ein Teams Meeting live transkribieren solltest. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• ‍Barrierefreiheit
  Live-Transkriptionen machen Meetings inklusiver, indem sie gehörlosen oderschwerhörigen Teilnehmern sowie Nicht-Muttersprachlern ermöglichen, Gespräche mühelos nachzuvollziehen.
• ‍Verbesserte Verständlichkeit
  Dialekte, Akzente oder schnelles Sprechen sind kein Problem mehr – der gesprochene Text wird in Echtzeit umgewandelt, sodass niemand wichtige Informationen verpasst.
• ‍Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
  Nach dem Meeting steht ein vollständiges Transkript bereit, das als Dokumentation dient und eine einfache Nachbereitung ermöglicht.
• ‍Steigerung der Produktivität
  Weniger Nachfragen und Wiederholungen sorgen für einen flüssigen Gesprächsverlauf und effizientere Meetings.

Teams Meeting live transkribieren - Voraussetzungen und Anforderungen

Bevor du die Live-Transkription in Teams aktivieren kannst, gibt es einige Voraussetzungen, die du beachten musst:

• ‍ Neueste Version von Microsoft Teams verwenden: Vergewissere dich, dass du immer die aktuelle Version von Teams nutzt, da die Funktion in älteren Versionen nicht verfügbar ist.
• ‍Verfügbarkeit nur in der Desktop-Version: Die Live-Transkription funktioniert nur in der Desktop-Version von Teams und nicht über den Browser.
• ‍Enterprise-Lizenz erforderlich: Du benötigst eine Microsoft 365 oder Office 365 Enterprise-Lizenz, um die Funktion zu nutzen.
• ‍IT-Administrator muss die Funktion aktivieren: Der IT-Administrator in deiner Organisation muss die Live-Transkription in den zentralen Einstellungen aktivieren.

Bevor du die Live-Transkription in einem Meeting aktivieren kannst, muss dein IT-Administrator diese Funktion in den zentralen Einstellungen von Microsoft Teams aktivieren. Stelle sicher, dass dies bereits erledigt ist, odersetze dich mit deinem Administrator in Verbindung, falls die Funktion noch nicht aktiviert ist.

Starten des Teams Meetings

Zunächst musst du ein Meeting starten. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein geplantes Meeting oder um ein spontanes Treffen handelt. Die Funktion ist in beiden Fällen verfügbar, solange du die notwendigen Voraussetzungen erfüllst.

Sprache der Live-Transkription auswählen

Bevor du die Transkription aktivierst, stelle sicher, dass die Sprache, die im Meeting gesprochen wird, auch als Transkriptionssprache eingestellt ist. Microsoft Teams unterstützt derzeit bis zu 41 verschiedene Sprachen für die Transkription. Wenn du zum Beispiel ein Meeting in Englisch hältst, stellesicher, dass die Transkription ebenfalls auf Englisch eingestellt ist.

1. Klicke auf Weitere Aktionen um in die Spracheinstellungen zu gelangen. Von dort aus Wählst du Liveuntertitel anzeigen

2. Wähle die Sprache aus, die gesprochen wird.

3. Klicke auf Bestätigen. Anschließend wird das Transkript in der gewünschten Sprache angezeigt.

Teams Live-Transkription aktivieren

1. Klicke in den Besprechungssteuerelementen auf Weitere Aktionen.
2. Wähle Aufzeichnen und Transkribieren und anschließend Transkription starten aus.

Alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung, dass die Besprechung transkribiert wird. Sie haben die Möglichkeit, ihre Identitäten in Untertiteln und Transkripten auszublenden. Unangemessene Sprache wird automatisch durch Sternchen zensiert.

Nur der Organisator oder ein Moderator hat die Berechtigung, diese Funktion zu aktivieren.

Teams Live Transkription beenden

1. Gehe zu den Besprechungssteuerelementen und klicke auf Weitere Aktionen.
2. Wähle Aufzeichnen und Transkribieren und dann Transkription beenden oder Aufzeichnung beenden (falls eine Aufzeichnung läuft).

Die Transkription stoppt automatisch, sobald alle Teilnehmer die Besprechung verlassen haben.

So lädst du ein Transkript in Microsoft Teams herunter

Nach der Beendigung einer Besprechung in Microsoft Teams steht das Transkript sofort im Kalenderereignis der Besprechung zur Verfügung. Standardmäßig können Organisatoren und Mitorganisatoren das Transkript als.docx- oder VTT-Datei herunterladen.

In manchen Fällen kannst du anderen Personen ebenfalls die Berechtigung zum Herunterladen eines Transkripts geben, sofern dies von deinem IT-Administratorin den Richtlinien erlaubt wurde.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffne den Teams-Chat und navigiere zum letzten Besprechungschat.
2. Wähle die Zusammenfassung aus.
3. Klicke auf den Dropdown-Pfeil neben dem Download-Symbol und wähle den gewünschten Dateityp (z. B. .docx oder VTT) aus.

Das Transkript wird nun auf deinem Gerät gespeichert und ist jederzeit für dich verfügbar.

Wichtige Tipps und Hinweise zur Nutzung der Live-Transkription in Microsoft Teams

Obwohl die Live-Transkription viele Vorteile bietet, gibt es einige wichtige Punkte, die du beachten solltest:

• ‍Genauigkeit: Die Genauigkeit der Transkription kann schwanken, je nachdem, wie deutlich und langsam gesprochen wird, oder auch aufgrund von Akzenten.
• Sprache: Teams bietet eine Auswahl an 41 unterstützten Sprachen, aber je nach Sprache kann die Transkription eingeschränkt sein.
• Datenschutz und DSGVO: Achte darauf, dass die Datenschutzrichtlinien beachtet werden, wenn du sensible oder vertrauliche Informationen in einem Meeting behandelst. Teams bietet verschiedene Sicherheitsfunktionen, aber es ist wichtig, dass du sicherstellst, dass alle Datenschutzanforderungen gemäß der DSGVO erfüllt sind.

Fazit: Spezialisierte KI-Zusammenfassung in Teams aktivieren

Die Live-Transkription in Microsoft Teams lässt sich mit wenigen Klicks aktivieren und bietet zahlreiche Vorteile, wie die Verbesserung der Barrierefreiheit und die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit. Für grundlegende Anforderungen ist die KI-Zusammenfassung von Microsoft Teams völlig ausreichend. Wenn du jedoch erweiterte Funktionen oder detailliertere Transkriptionen benötigst, solltest du externe Anbieter wie Sally AI in Betracht ziehen.

Sally AI bietet qualitativ hochwertige Transkriptionen, sinnvolle Zusatzfunktionen und eine kinderleichte Implementierung. Besonders hervorzuheben ist, dass Sally in Deutschland gehostet wird und somit alle Datenschutzanforderungen der DSGVO erfüllt.

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