Otter.ai vs. deutsche Alternative Sally: Vergleich der Tools für Meeting-Transkription

Tools für KI-Transkription im Vergleich

In der heutigen digitalen Arbeitswelt, in der Mitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit in Online-Meetings verbringen, bieten KI-Transkriptionssoftwares und KI-Zusammenfassungen eine optimale Lösung für die Automatisierung von Meeting-Notizen. Sie sparen wertvolle Zeit, machen Meetings effizienter und sorgen für eine konsistente und lückenlose Dokumentation.

Doch auf der Suche nach einem passenden Tool kann man schnell den Überblick verlieren, denn nicht jedes Transkriptions-Tool ist gleich. Jedes bringt seine eigenen Merkmale, Besonderheiten und Features mit, sodass die Auswahl erschwert wird. Zwei der Namen, auf die man unweigerlich stößt, wenn man nach KI-Tools für Meeting-Dokumentation recherchiert, sind Sally und Otter.ai.

In diesem Artikel werfen wir einen genauen Blick auf beide Tools, analysieren und vergleichen sie: Worin unterscheiden sich die beiden KI-Werkzeuge? Welche Integrationen unterstützen sie? Und welches ist das passende für mich und mein Unternehmen?

Am Ende dieses Artikels wirst du ein klares Bild über die wichtigsten Merkmale, Features und Anwendungsfälle beider Tools haben und der Entscheidung, welche Plattform du in Zukunft für Meeting-Notizen und Transkriptionen benutzen wirst, ein Stück näher kommen.

Otter.ai vs. deutsche Alternative Sally.ai

Sally ist eine smarte Lösung zur Optimierung von Online-Meetings und Aufgabenmanagement, speziell entwickelt für Vertriebsteams in mittelständischen und großen Unternehmen. Mit Sally erhalten Nutzer maßgeschneiderte Transkriptionen je nach Meetingtyp, automatisch erkannte und zugewiesene Aufgaben sowie eine klare Nachverfolgung von To-Dos. Zusätzlich bietet Sally teamübergreifende Dashboards mit wertvollen Einblicken in häufige Kundeneinwände und Verkaufspotenziale – eine wertvolle Unterstützung nicht nur für einzelne Mitarbeitende, sondern auch für Teamleads und Manager.

Otter.ai hingegen ist bekannt für seine robusten Transkriptionsfähigkeiten und Echtzeit-Transkriptionen. Es bietet eine hervorragende Unterstützung für Meetings, indem es genaue und schnelle Protokolle in Echtzeit liefert, was es zu einer idealen Wahl für Unternehmen macht, die eine sofortige Textdarstellung benötigen.

10 Faktoren der Transkriptionssoftwares im Vergleich

Wir bewerten zunächst die in unseren Augen wichtigsten Funktionen, die beide Transkriptionssoftwares auszeichnen und decken direkt die prägnantesten Unterschiede auf.

1. Unbegrenzte Transkriptionen:

Beide KI-Tools bieten im kleinsten Paket 1200 Transkriptionsminuten pro Monat. Während man bei Sally in der Team-Variante bereits unbegrenzte Transkriptionsminuten erhält, liegt die maximale Anzahl bei Otter.ai in der Business-Variante 6000 Minuten/Monat.

2. KI-Transkription in Echtzeit:

Otter.ai ermöglicht Echtzeit-Transkriptionen, was besonders für Benutzer wertvoll ist, die sofortige Textdarstellungen benötigen. Sally bietet diese Funktion derzeit nicht an und konzentriert sich stattdessen auf die Genauigkeit und Funktionen der Transkription nach dem Meeting.

3. Sprachauswahl:

Sally unterstützt Transkriptionen in über 35 Sprachen (darunter Deutsch, Englisch, Chinesisch oder Spanisch) und deckt somit die wichtigsten Weltsprahen ab, um eine vollumfassende Nutzung für internationale Teams und Unternehmen zu gewährleisten. Otter bietet ihre Transkriptionsdienste jedoch ausschließlich in englischer Sprache an, was seinen Nutzen für nicht englischsprachige Benutzer oder mehrsprachige Umgebungen sehr einschränkt.

4. Automatische Erkennung von Meeting-Fakten:

Aufgaben, Entscheidungen und nächste Schritte werden von beiden Transkriptionstools zuverlässig erkannt und erfasst. Beide Tools glänzen in dieser Disziplin.

5. KI-Zusammenfassungen:

Beide Plattformen bieten intelligente Meeting-Zusammenfassungen an, die die wichtigsten Punkte kurz und bündig darstellen - hier glänzen beide Tools.

6. Zusammenfassungen individualisieren:

Ein besonderes Feature von Sally ist die flexible Anpassung von Zusammenfassungen. Während in beiden Tools Zusammenfassungen bearbeitet werden können, geht Sally einen Schritt weiter: Nutzer können den Meetingtyp auswählen, wodurch die Zusammenfassung automatisch auf die relevanten Inhalte zugeschnitten wird. So werden beispielsweise bei Vertriebsgesprächen gezielt Kundeneinwände und Verkaufspotenziale hervorgehoben. Diese intelligente Filterung sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen im Fokus stehen – genau so, wie man es braucht.

7. Erkennung von Kundeneinwänden:

Sally ist speziell darauf ausgelegt, Kundeneinwände zu erkennen und im Transkript besonders hervorzuheben, inklusive der Überprüfung, ob diese nach einem vordefinierten Prozess behandelt wurden (hierzu nachher mehr).

Otter.ai kann Einwände ebenfalls erkennen, hebt sie jedoch nicht besonders hervor.

8. Eigene Prompts erstellen:

Sally bietet die Möglichkeit, eigene Prompts zu erstellen, um die Ergebnisse noch gezielter an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Mit dieser Funktion können Nutzer festlegen, welche spezifischen Insights aus Meetings extrahiert und hervorgehoben werden sollen – beispielsweise bestimmte Kundenaussagen, Kaufabsichten oder offene Fragen. So lassen sich die Meeting-Ergebnisse genau auf die jeweiligen Anforderungen zuschneiden. Im Gegensatz dazu bietet Otter.ai keine vergleichbare Funktion zur individuellen Anpassung von Meeting-Highlights.

9. Dashboards:

Sally liefert sowohl persönliche als auch teamübergreifende Dashboards für Meetings und Aufgaben, um sowohl einzelnen Mitarbeitern, als auch Managern eine klare Übersicht über alle Tätigkeiten und Termine zu bieten. Otter.ai stellt Meeting-Dashboards zur Verfügung, die persönliche Transkripte und Zusammenfassungen enthalten, was optimal für einzelne User ist, allerdings weniger umfassend ist, wenn es darum geht, teamübergreifende Analysen und Zusammenhänge zu visualisieren

10. Automatisches Starten der Aufnahme:

Sally startet die Aufnahme automatisch, sobald sie die Berechtigung erhält und betritt das Online-Meeting 2 Minuten vor Beginn. Otter.ai erfordert ein manuelles Eingreifen, um die Aufnahme zu starten.

Integrationen im Vergleich

Nun haben wir uns mit den wesentlichsten Features beider Plattformen ausführlich beschäftigt. Doch wie sieht es mit den Integrationen anderer Tools aus? Mit welchen Softwares lassen sich Schnittstellen erstellen?

1. Online-Meeting-Plattformen:

Beide Tools sind nahtlos mit den gängigsten Online-Meeting-Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet kompatibel und ermöglichen es so, unabhängig von der genutzten Plattform Transkripte und Notizen zu erstellen.

2. CRM-Systeme:

Otter unterstützt Integrationen in Salesforce und HubSpot. Sally bietet Integration in über 30 CRM-Systeme, darunter Dynamics 365 und Salesforce, und ermöglicht so eine nahtlose Übertragung von Meeting-Notizen in das CRM.

3. E-Mail-Postfach:

Sally bietet E-Mail-Integrationen für Outlook und Google, erleichtert die Automatisierung von Besprechungszusammenfassungen und das Einfügen von Aufgaben direkt in den Posteingang der Benutzer. Otter.ai unterstützt zwar eine Integration in den Online-Kalender, bietet aber keine direkte E-Mail-Integration.

4. Kollaborations-Tools:

Sally konzentriert sich zunächst auf Microsoft Teams und bietet (noch!) keine Anbindung an andere Kollaborations-Tools. Otter.ai unterstützt zusätzlich zur Integration in Microsoft Teams auch Notion und Slack, was die Kollaboration vielseitiger gestaltet.

Weitere Merkmale der KI-Assistenten

Nachdem wir nun die Kernfeatures und Integrationen beider KI-Tools ausführlich besprochen haben, möchten wir in diesem Abschnitt auf weitere Merkmale und Unterschiede eingehen, die bislang noch unerwähnt geblieben sind, aber für ein vollständiges Bild wichtig sind.

1. Files hochladen

Otter ermöglicht das Hochladen und Transkribieren bereits aufgezeichneter Meetings, eine Funktion, die Sally derzeit nicht bietet.

2. Maßgeschneiderte Transkriptionen

Sally erstellt individuell angepasste Transkripte, die sich an den jeweiligen Meetingtyp anpassen (z.B. Vertriebsgespräche, Brainstorming-Sessions oder Teamsitzungen), um gezielt die Informationen herauszufiltern, die entscheidend sind.

3. Management-Funktionen

Sally bietet erweiterte Funktionen für das Management, wie das Definieren und Nachverfolgen bestimmter Meetingvorgaben (wie z.B. "Wurde jeder Kundeneinwand  behandelt" oder "Wurden klare nächste Schritte festgehalten") sowie teamübergreifender Dashboards zur Überprüfung der Aktivitäten im Team.

4. Kostenfreie Testphase:

Sally bietet eine kostenlose 4-Wochen-Testphase an, um einen umfassenden Einblick in die Funktionen der KI-Transkription zu gewährleisten, während Otter eine begrenzte Testversion mit 30 Minuten Transkription pro Meeting (300 pro Monat) zur Verfügung stellt.

Otter vs Sally: Welche Transkriptionssoftware ist besser?

Wir haben alle genannten Punkte in einer übersichtlichen Tabelle visualisiert, um die konkreten Unterschiede auf einen Blick klar erkennbar zu machen.

Sowohl Otter.ai als auch die deutsche Alternative Sally.ai sind leistungsstarke Werkzeuge. Otter.ai überzeugt mit seiner Echtzeit-Transkription und der Fähigkeit, schnelle und genaue Protokolle zu erstellen – ideal für Unternehmen, die eine sofortige Textdarstellung benötigen oder ausschließlich englische Meetings abhalten. Zudem punktet Otter mit einer breiten Palette von Integrationen, die die Kollaboration in verschiedenen Tools erleichtern.

Sally hingegen hebt sich durch eine ganzheitliche Herangehensweise hervor, die über die reine Transkription hinausgeht. Mit maßgeschneiderten Transkripten, automatisierten Aufgabenmanagement und teamübergreifenden Dashboards bietet Sally eine umfassende Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse größerer Teams und Unternehmen zugeschnitten ist. Die Möglichkeit, Meetings automatisch zu starten und teamübergreifende Einblicke zu erhalten, macht Sally zu einem leistungsstarken KI-Tool für Manager und Teamleads.

Abhängig von den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens bietet jedes Tool starke Vorteile. Wenn jedoch eine tiefergehende Integration in bestehende Prozesse, ein erweitertes Aufgabenmanagement und eine stärkere Fokussierung auf den Gesamtüberblick gefragt sind, zeigt sich Sally als die robustere und vielseitigere Lösung. Beide Tools sind stark in ihren jeweiligen Anwendungsbereichen, doch Sally bietet eine breite Palette an Funktionen, die es zu einem wertvollen Partner für den langfristigen Erfolg machen.

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