Worauf muss man bei der Einführung einer Transkriptionssoftware achten?

Transkriptionssoftware worauf achten – die wichtigsten Punkte

‍Der technische Fortschritt geht stetig voran und vereinfacht in vielen Bereichen bereits unseren Alltag. Viele Branchen profitieren vor allem von der KI-Transkription von Meetings, da diese viele zeitraubende Tätigkeiten eliminiert. Der Haken dabei: Es gibt im Bereich der KI-Transkription sehr viele Anbieter. Du hast also die Qual der Wahl, wenn du eine Transkriptionssoftware auswählen willst. Die entscheidende Frage ist also «Transkriptionssoftware worauf achten?» Diese und weitere Fragen beantworten wir dir in diesem Artikel.

1. Transkriptionssoftware Vergleich: Kenne deinen Bedarf

Um die richtige Transkriptionssoftware auswählen zu können, solltest du in erster Linie deinen eigenen Bedarf kennen. Dadurch schränkst du die Zahl der möglichen Softwarelösungen bereits ein und kannst dich auf ein paar ausgewählte Anbieter konzentrieren.

Einige bekannte Softwarelösungen spezialisieren sich fast ausschließlich auf KI-Transkription. Andere dagegen setzen weitere Akzente: Beispielsweise in Richtung KI-Assistenz oder Aufgabenmanagement. Auch die mögliche Integration in andere Softwarelösungen kann sehr differenzieren. Überlege dir vorher also gründlich, was wirklich dein Bedarf ist.

2. Transkriptionssoftware: Worauf muss man achten?

‍Wie oben bereits erwähnt, entscheidet dein individueller Bedarf, was dir bei einer Transkriptionssoftware wichtig ist. Nichtsdestotrotz hören wir in Gesprächen mit Kunden immer wieder Punkte, die fast immer als Entscheidungsgrundlage dienen. Diese stellen wir dir nachfolgend vor.

2.1. DSGVO-konforme Transkriptionssoftware

‍Da die Transkription gesprochene Inhalte und sensible Daten weiterverarbeitet, sollte der Datenschutz gewährleistet sein. Deine Transkriptionssoftware sollte sich also an die Vorgaben der DSGVO bzw. der GDPR halten. Mit europäischen oder deutschen Anbietern bist du hier auf der richtigen Seite.

‍Wichtige Fragen:

• Wie und wo werden meine Daten verarbeitet und gespeichert?
• Gibt es entsprechende Verschlüsselungen, um meine Daten zu sichern?
• Ist der Anbieter DSGVO oder GDPR-konform?

2.2. Qualität der Transkription

Die Qualität einer KI-Transkriptionssoftware zeichnet sich vor allem dadurch aus, wie präzise sie ein Meeting in ein geschriebenes Transkript verwandeln kann. Wichtig ist hier, wie gut die Software Dialekte oder Fachbegriffe erkennt und wie stark Hintergrundgeräusche die Transkription beeinflussen. Auch die Spracherkennung bei internationalen Meetings ist ein Thema.

‍Wichtige Fragen:

• Gibt es die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Vokabular anzulegen?
• Erkennt die Software Akzente und Dialekte?
• Wie viele Sprachen sind unterstützt?

2.3. Preis-Leistungs-Verhältnis der Transkriptionssoftware

Ein wichtiger Punkt bei der Auswahl einer Transkriptionssoftware ist das Preis-Leistungs-Verhältnis. Die verschiedenen Anbieter haben unterschiedliche Preismodelle. Einige bieten bereits in der Grundfunktion alle Features an und der Preis variiert anhand der transkribierten Minuten oder Meetings. Oftmals ist hier die Standardversion aber etwas teurer. Andere Anbieter bieten etwas mehr Flexibilität – die Grundversionen sind günstiger und du bezahlst zusätzliche Features nur dann, wenn du sie auch wirklich brauchst.

‍Wichtige Fragen:

• Gibt es unterschiedliche Preismodelle?
• Wie viele Meetings habe ich im Jahr?
• Ab welchem Preis habe ich eine unlimitierte Anzahl von Meetings bzw. Minuten?
• Welche Zusatzfeatures brauche ich noch?

An dieser Stelle können wir immer wieder erwähnen: Eine kostenlose Demo und/oder Testphase kann dir eine Menge an Recherchearbeit ersparen. Solltest du die KI-Transkriptionssoftware rein für die Protokollierung bzw. Nachbearbeitung deiner Meetings benötigen, kannst du mit unserer Software Sally bereits ab 8 Euro im Monat starten.

2.4. Transkriptionssoftware weitere Features und Verknüpfungsmöglichkeiten

Viele Anbieter bieten in ihrer Standardversion bereits eine umfassende KI-Transkription. Für mittlere bis größere Unternehmen aus bestimmten Branchen können Zusatzfeatures und Verknüpfungsmöglichkeiten die Kaufentscheidung beeinflussen. Ein Zusatzfeature kann beispielsweise die Analyse von Verkaufsgesprächen sein.

‍Wichtige Fragen:

• Welche anderen Softwarelösungen nutze ich bereits? Wie ist die Verknüpfung möglich?
• Wofür benötige ich die KI-Transkriptionssoftware?
• Brauche ich zusätzliche Features über die KI-Transkription hinaus? Wenn ja, welche?

3. Die richtige Transkriptionssoftware: Tipps für die Suche

Eine Transkriptionssoftware auszuwählen ist wie ein Auto zu kaufen. Es kann sein, dass du dir verschiedene Modelle anschaust und einige davon Probe fährst, bevor du dich entscheidest. Schau also, welche Softwarelösungen eine kostenlose Testphase anbieten und probiere sie einfach aus. Du wirst sehr schnell merken, welcher Anbieter deinen Bedarf genau trifft.

Du kannst aber auch einen Schritt vorher beginnen. Die Google Suche überschlägt sich bei den Keywords «Transkriptionssoftware Vergleich». Du findest unzählige Artikel im Internet, die diverse Softwarelösungen gegenüberstellen. Wir haben unsere Software Sally bereits mit vielen gängigen Anbietern verglichen, z.B. mit Zoom Companion, Copilot oder Tucan. Weiter findest du dort mehrere Artikel rund um das Thema Transkriptionssoftware und Tipps für den Gebrauch. Lies gerne mal rein!

4. Transkriptionssoftware: Erfahrungen sind Gold wert

Die Frage «Transkriptionssoftware was ist wichtig?» zu beantworten ist gar nicht so leicht. Es gibt die oben genannten Eckpfeiler, die du immer beachten solltest. Die Qualität, das Preis/Leistungsverhältnis und die Features bestimmen, wie gut du die Software in deinen Workflow integrieren kannst. Doch auch der Datenschutz ist ein Thema, das du auf dem Zettel haben solltest.

Schlussendlich solltest du gut recherchieren und dich auf maximal drei Anbieter konzentrieren, die du dann in deiner Praxis testest. Nur die individuellen Erfahrungswerte werden dich bei dieser Fragestellung weiterbringen. Das heißt für dich: Du musst Zeit investieren. Danach musst du dir die Frage «Transkriptionssoftware worauf achten?» aber nicht mehr stellen.