Effiziente Dokumentation Online Coaching Sessions

Zielgerichtete Dokumentation von Sessions im Online Coaching

Das Online Coaching boomt. Egal ob Ernährung, Karriere, Lifestyle oder Persönlichkeitsentwicklung – immer mehr Menschen holen sich Hilfe von einem Coach. Die Vorteile der der Digitalisierung haben zu einem sehr großen Angebot an Online Coachings geführt. Um aus der Masse der vielen Coaches herauszustechen, sollte die Zielerreichung deiner Kunden deine oberste Priorität sein. Eine zielgerichtete Dokumentation von Sessions ist unerlässlich, wenn du eine kompetente Betreuung sicherstellen und die Fortschritte im Coaching messen willst. Doch wie lassen sich Coaching Sitzungen schnell und einfach dokumentieren? Welche digitalen Tools machen für einen Online Coach Sinn? Und wie bringst du effektive Sitzungsprotokolle und den Datenschutzzusammen? Diese Fragen beantworten wir dir in diesem Artikel.

Coaching Sitzungen dokumentieren – das sind die Vorteile

Die zielgerichtete Dokumentation von Sessions ist für dich als Online Coach ein Qualitätsmerkmal. Sie zeigt, wie sauber und kundenorientiert du arbeitest. Effektive Sitzungsprotokolle vermitteln dem Kunden, dass du an seinem Fortschritt interessiert bist. Daher solltest du diesen Prozess nicht außer Acht lassen. Folgende Vorteile bringt es dir, deine Coaching Sitzungen zu dokumentieren:

• ‍Transparenz: Du kannst jederzeit nachvollziehen, wo dein Kunde steht und was seine Themen sind. Auch der Kunde kann seinen eigenen Erkenntnisprozess nachvollziehen.
• ‍Nachverfolgbarkeit: Es spielt keine Rolle, ob die letzte Coaching Session vor einer Woche oder vor einem Jahr war. Alle Gesprächsinhalte sind dir schnell wieder präsent.
• ‍Kontinuität: Mit effektiven Sitzungsprotokollen kannst du den jeweiligen Coachingprozess langfristig sinnvoll gestalten. Du weißt immer, welche Aufgaben oder Strategien dein Kundeerarbeitet hat und kannst gezielt nachfragen.
• ‍Dokumentationspflicht: In gewissen Coachingbereichen, wie beispielsweise der Berufsintegration, dem Gesundheitswesen oder dem Finanzbereich, bist du verpflichtet, deine Coaching Sessions zu dokumentieren.

Doch es gibt noch einen weiteren Vorteil einer zielgerichteten Dokumentation. Du hast die Möglichkeit, dich als Coach kontinuierlich zu verbessern. Ein effektives Sitzungsprotokoll zu erstellen, lohnt sich für dich definitiv. Du kannst deine Meetings analysieren, verstehst den Kunden besser und kannst nächstes Mal auf Entwicklungen im Transformationsprozess direktreagieren. Du siehst: Alle profitieren davon, wenn du eine zielgerichtete Dokumentation von Sessions sicherstellst.

Zielgerichtete Dokumentation einer Session – wichtige Tipps für Sitzungsnotizen

Coaching-Dokumentation leicht gemacht! Das Ziel einer Dokumentation ist es, die Coaching Sessions möglichst genau nach vollziehen zu können, um deinen Kunden einen individuellen Prozess anbieten zu können. Nicht mehr und nicht weniger! Ein umfassendes Sitzungsprotokoll sollte also gewisse Parameter beinhalten, beispielsweise:

• Eine Zusammenfassung des Gesprächs
• Welche Aufgaben wurden  vereinbart?
• Welche Handlungsstrategien hat der Coachee erarbeitet?
• Welche Fragen haben besonders gut funktioniert?
• Welche emotionalen Reaktionen gab es?
• Welche Methoden hast du benutzt?
• Welche Muster sind zuerkennen?
• Was sind die nächsten Schritte?

Du siehst: Eine wirklich gute Dokumentation von Coaching Sessions umfasst mehr als ein paar handgeschriebene Notizen oder ein reines Ergebnisprotokoll. Ein umfassendes Sitzungsprotokoll zu erstellen, heißt, dass durch dein Coaching Fortschritte messbar und nachvollziehbar werden. Die Dokumentation deiner Sessions ist daher ein essenzieller Eckpfeiler deine Arbeit.

Tipps für Sitzungsnotizen - Coaching Sitzungen effektiv und zielgerichtet dokumentieren

Deine Dokumentation sollte in jedem Fallstandardisiert sein. Nur so profitierst du von den oben genannten Vorteilen. Die heutige Digitalisierung macht es möglich, dass Coaching Sessions unabhängig vom Aufenthaltsort stattfinden können. Die Dokumentation ist damit aber wichtiger denn je geworden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, im Online Coaching für eine effektive Dokumentation zu sorgen.

Die Digitalisierung hat die menschliche Kommunikation verändert. Die zielgerichtete Dokumentation von Sessions wurde dadurch aber nicht einfacher. Wichtig ist, dass du herausfindest, welche Methode dir am besten passt und du diese dann konsequent durchziehst. Am Ende des Artikels stellen wir dir noch eine Möglichkeit der Dokumentation vor, die alle Vorteile vereint. Vorher müssen wir uns allerdings noch einem anderen wichtigen Thema widmen: Dem Datenschutz.

Dokumentation einer Coaching Session und die DSGVO

Also Coach arbeitest du immer mit sensiblen, personenbezogenen Daten. Es ist also an dir, eine tragfähige Lösung bezüglich Erhebung, Speicherung und Weiterverarbeitung von Daten zu finden. So oder so – deine Lösung muss den Vorgaben der DSGVO entsprechen, wenn du deine Dienstleistung in der EU anbietest.

Wichtig ist beim Thema Datenschutz, dass du bezüglich der geltenden Gesetze immer auf dem Laufenden bist. Ansonsten machst du schon viel richtig, wenn du ein paar Dinge beachtest. Besprich das Thema Datenschutz transparent mit deinen Coachees. Hole eine Zustimmungserklärung ein. Thematisiere, wie wichtig eine zielgerichtete Dokumentation von Coaching Sessions und die Erstellung von effektiven Sitzungsprotokollen für den Prozess sind. Erhebe nur Daten, die auch wirklich wichtig für das Coaching sind.

Ein weiterer Punkt ist, dass du sichere Kommunikationswege nutzt. Gängige Tools für Online Sitzungen wie Zoom oder Microsoft Teams sind verschlüsselt und können somit bedenkenlos genutzt werden. Eine verschlüsselte Cloud ermöglicht es dir, aufgezeichnete Coaching Sessions sicher abzuspeichern. Die Cloud kannst du zusätzlich noch mit einementsprechenden Passwort bzw. einer Zwei – Faktor – Authentifizierung absichern.

Coaching Dokumentation leicht gemacht - diese digitalen Tools helfen dir dabei

Es gibt viele Tools für Dokumentation von Coaching Sessions. Auch hier gilt der Grundsatz: Das Tool muss deinen individuellen Ansprüchen genügen. Du solltest also deinen Bedarf genau kennen und verschiedene Tools testen. Drei Tools, die bereits sehr bekannt sind, stellen wir dir jetzt vor. Als Bonus erhältst du im nächsten Abschnitt noch eine weitere – sehr einfache – Möglichkeit, deine Sessions zu dokumentieren.

Evernote ist sehr gut geeignet, wenn es um eine zielgerichtete Dokumentation von Sessions geht. Neben geschriebenem Text kannst du deine Notizen auch mit Audio – oder Bilddateien ergänzen. Du kannst ebenfalls Aufgaben erstellen oder andere Daten speichern. Die Dokumentation kannst du individuell für jeden Coachee machen und somit den Fortschritt im Coaching messen.

Google Docs eignet sich, wenn du einen interaktiveren Coaching Stil bevorzugst. Neben der Dokumentation von Coachinginhalten kannst du Aufgaben und Notizen mit deinen Kunden teilen. Du bist also auf dem neuesten Stand und gleichzeitig stellst du sicher, dass dein Coachee aktiv am Prozess beteiligt ist.

Coach Accountable ist eine Plattform für Coaches. Du hast hier eine detaillierte Übersicht über vergangene Sitzungen oder Aufgaben. Du kannst somit den Prozess und damit den Fortschritt deiner Kunden gezielt steuern.

Künstliche Intelligenz für die zielgerichtete Dokumentation von Sessions

Bei allen Vorteilen gibt es bei vielen Tools auch einen wichtigen Nachteil: Du musst die Notizen manuell eintragen! Dies kostet dich nicht nur wertvolle Zeit, auch die Genauigkeit der Einträge kann sehr stark variieren. Die Dokumentation von Coaching Sessions mit künstlicher Intelligenz kann für dich also ein absoluter Gamechanger sein.

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die eine automatisierte Transkription deiner Online Sessions anbieten, indem du sie einfach in Zoom oder Teams mitlaufen lässt. Mehr noch: Je nach Zusatzfeatures kannst du die Tools auch direkt mit deinem Aufgabentool verknüpfen. Du musst also keine Zeit mehr aufwenden, um deine Notizen manuell zu übertragen. Die Software bietet dir effektive Sitzungsprotokolle ohne Zusatzaufwand.

Auch haben gewisse Tools die Möglichkeit, deine Sitzung im Nachgang zu analysieren, beispielsweise bezüglich deines Redeanteils. Bei der Nutzung von KI Transkriptionssoftware solltest du in jedem Fall darauf achten, dass der Anbieter aus der EU kommt. So stellst du den Datenschutz sicher.

Fazit – zielgerichtete Dokumentation von Sessions als Qualitätsmerkmal

Eine umfassende Dokumentation von Coaching Gesprächen sichert nicht nur den Fortschritt deiner Kunden. Vielmehr macht es auch dich zu deinem besseren Trainer oder Berater, der den Coaching Fortschrittmessen und vermarkten kann. Und: In vielen Bereichen ist die Dokumentation der Sessions nicht nur wichtig, sondern auch verpflichtend. Natürlich ist die zielgerichtete Dokumentation einer Session auch ein Aufwand für dich im Alltag. Hier kannst du aber auf verschiedene Tools zurückgreifen, die dir das Leben einfacher machen.

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