Zoom Meeting aufzeichnen und transkribieren

Zoom ist ein essenzielles Tool für Online Meetings, sei es für Kundengespräche, Workshops, Schulungen oder Webinare. Immer häufiger kommen dabei Aufzeichnungen und Transkriptionen von Meetings zum Einsatz, um Inhalte effizient nachzuvollziehen oder professionell zu dokumentieren. Doch wie funktioniert das genau? Was sagt die DSGVO dazu? Und wann ist der Einsatz spezialisierter KI-Transkription-Tools sinnvoll? Wir beantworten dir alle wichtigen Fragen hier

Was ist eine Zoom Transkription?

Zoom bietet eine grundlegende Transkriptionsfunktion, die jedoch abhängig von der gewählten Lizenz und Spracheinschränkungen ist. Eine Transkription wandelt gesprochene Worte eines Meetings in einen lesbaren Text um. Damit kannst du Inhalte dokumentieren und gezielt nach Gesprächspassagen suchen.

Vorteile der Zoom Aufzeichnung:

Transkriptionen von Zoom Meetings bieten zahlreiche Vorteile: Sie sorgen für eine langfristige Dokumentation von Gesprächen, ermöglichen schnelles Auffinden wichtiger Informationen und bieten Mitarbeitenden oder Kunden und Kundinnen, die nicht teilgenommen haben, einfachen Zugriff.

• ‍Nachvollziehbarkeit: Gespräche und Entscheidungen sind langfristig dokumentiert.
• ‍Schnelles Auffinden: Du kannst wichtige Informationen direkt im Transkript suchen, ohne das ganze Video durchzusehen.
• ‍Zugänglichkeit: Mitarbeitende oder Kunden und Kundinnen, die nicht am Meeting teilgenommen haben, können Inhalte nachträglich einsehen.

Mit einer Zoom Aufzeichnung sorgst du dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind – effizient und organisiert.

Datenschutz: So zeichnest du DSGVO-konform auf

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur mit Zustimmung verarbeitet werden dürfen. Das gilt auch für Meeting Aufzeichnungen und Transkriptionen. Hier die wichtigsten Punkte:

• Zustimmung einholen: Informiere alle Teilnehmenden und dokumentiere ihre Einwilligung.
• Sichere Speicherung: Nutze DSGVO-konforme Cloud-Lösungen wie die von Zoom.
• Zugriffsrechte festlegen: Begrenze den Zugriff auf autorisierte Personen.
• Aufbewahrungsdauer beachten: Lösche Daten, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Externe Tools wie Sally garantieren Datensicherheit und bieten zusätzliche Sicherheitsfunktionen.

Zoom Meeting aufnehmen: Schritt für Schritt Anleitung

Nur der Host oder Co-Hosts haben die Berechtigung, eine Aufnahme zu starten, es sei denn, der Host hat dies für Teilnehmerfreigegeben.

1. Meeting starten: Öffne Zoom und starte dein Meeting oder tritt einem bestehenden Meeting bei.
2. Aufzeichnung starten: Klicke auf Aufzeichnen und wähle die lokale oder Cloud Aufzeichnung aus. Je nach Zoom Version hast du die Wahl, das Meeting lokal auf deinem Computer oder in der Cloud (falls aktiviert) aufzuzeichnen. Wähle die gewünschte Option.

3. Teilnehmende informieren: Weise darauf hin, dass das Meeting aufgezeichnet wird.
4. Aufzeichnung stoppen: Beende die Aufnahme nach Abschluss des Meetings.

Du findest die gespeicherten Aufzeichnungen anschließend in deinem Zoom Account unter „Aufnahmen“.

Live Transkription in Zoom aktivieren

Zoom ermöglicht auch eine Live Transkription, bei der Untertitel in Echtzeit angezeigt werden. Diese Funktion ist besonders hilfreich für inklusivere Meetings oder bei lauten Umgebungen. So aktivierst du sie:

1. Während des Meetings: Klicke auf das Symbol „CC“ und wähle „Live-Transkription aktivieren“.
2. Vorab: Aktiviere die automatische Transkription in den Einstellungen unter „In-Meeting (erweitert)“.

Hinweis: Die Live-Transkription liefert die besten Ergebnisse auf Englisch. Für andere Sprachen sind die Ergebnisse begrenzt.

Zoom Transkription vs. spezialisierte KI-Transkription-Tools

Die Transkription des Zoom Meetings erfolgt dabei durch Zoom oder durch eine externe Software. Zooms Transkriptionsfunktion bietet grundlegende Unterstützung. Wenn du jedoch höhere Anforderungen an Genauigkeit, Mehrsprachigkeit oderzusätzliche Features hast, lohnen sich spezialisierte Tools wie Sally:

• Genauigkeit: Präzisere Erkennung von Sprache und Fachbegriffen.
• Erweiterte Funktionen: Automatische To-Do-Listen, Meeting-Zusammenfassungen und Integration in Tools wie CRM-Systeme.
• Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Daten.

Fazit: Optimiere deine Zoom Meetings mit präzisen Transkriptionen

Die Kombination aus Zoom Aufzeichnungen und Transkriptionen bietet zahlreiche Vorteile für dein Team und deinen Kunden und Kundinnen. Während Zoom hervorragende Funktionen für virtuelle Meetings bietet, geht Sally noch einen Schritt weiter: Sie ist deine smarte Assistentin, die präzise Transkriptionen in mehreren Sprachen ermöglicht und dein Meeting-Managementeffizient unterstützt – und das alles DSGVO-konform.

👉 Tipp: Teste Sally kostenlos und entdecke, wie sie dir dabei hilft, Meetings effizienter zu organisieren, deine Notizen nahtlos zu verwalten und deine Zeit optimal zu nutzen. Mit Sally holst du das Beste aus deinen virtuellen Besprechungen heraus!

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