Warum solltest du auf KI Meeting-Transkription setzen?

KI Transkription als Gamechanger für deinen Alltag

Künstliche Intelligenz ist auf dem Vormarsch – und das in jeder Branche. Ein Teil davon ist die KI-Transkription. Mit dieser verschaffst du nicht nur deinem Unternehmen einen digitalen Vorsprung, du hast auch endlich wieder Zeit für die wichtigen Tätigkeiten in deinem Alltag. Glaubst du nicht? Dann lies weiter! In diesem Artikel erklären wir dir, warum die KI Transkription die Zukunft ist.

KI-Transkription – für was eigentlich?

Meetings von morgens bis abends. Nicht nur dein Kopf raucht, sondern auch deine Hand vom vielen Mitschreiben. Jetzt endlich – lange nach 17 Uhr – kommst du endlich dazu, deine Notizen des Tages zu ordnen und sie für den nächsten Tag aufzubereiten. Doch es gibt ein Problem. Die genauen Abmachungen aus den Meetings sind dir über den Tag verloren gegangen und auch deine Notizen sind keine große Hilfe. Entweder sind sie unleserlich oder der Zusammenhang erschließt sich dir nicht mehr. Das Aufkommen von immer mehr Online-Meetings hat diese Problematik noch verschärft.

Aus den vielen Beratungsgesprächen mit unseren 25.000 Nutzerinnen und Nutzern wissen wir: Das ist ein Standardszenario in deutschen Büros. Genau hier kommt die KI Transkription ins Spiel. Eine entsprechende Software transkribiert das gesprochene Wort aus den Meetings in einen geschriebenen Text. Mehr noch: Die Software «hört» auch Nuancen wie Emotionen oder Zusammenhänge heraus, die sie ebenfalls verschriftlicht. Du kannst also nachvollziehen, was - und vor allem wie – in dem Meeting gesprochen wurde. Die KI Transkription fungiert also als «Vier-Ohren-Prinzip», da die menschliche Kapazität auch bei höchster Konzentration irgendwann erschöpft ist.

Das Großartige daran: Eine Software für KI Transkription kann nahezu in jeder Branche genutzt werden, in der sich Menschen miteinander treffen. Und da es auch in Zukunft noch Meetings geben wird, ist die KI Transkription als Werkzeug zeitlos. Je nach Tool gibt es darüber hinaus auch noch verschiedene Möglichkeiten, die deinen Alltag weiter automatisieren, beispielsweise durch eine Verknüpfung mit deinem CRM.

Drei Vorteile von KI Transkription

Die Nutzung einer KI Transkription für dein Business verschafft dir viele Vorteile. Aus der Praxis unserer Kundinnen und Kunden hören wir immer wieder drei heraus. Zusätzlich verraten wir dir am Ende des Artikels noch einen vierten. Dranbleiben lohnt sich also!

‍- Mehr Umsatzmöglichkeiten: Die KI Transkription verschafft dir vor allem Zeit, um dich den Tätigkeiten im Unternehmen zu widmen, die Umsatz generieren. Frage dich selbst: Bist du beim Meeting wirklich beim Kunden, wenn du noch mit hektischem Mitschreiben beschäftigt bist?

‍- Mehr Zeit für strategische Planung: Die automatische Transkription von Meetings führt auch dazu, dass du mehr Energie in die strategische Ausrichtung deines Unternehmens oder deiner Abteilung investieren kannst. Der administrative Ballast gehört der Vergangenheit an.

‍- Mehr Mitarbeiterzufriedenheit: Wahrscheinlich gibt es kaum einen Menschen, der gerne Protokolle verfasst. Mit Nutzung einer KI Transkription können deine Mitarbeitenden sich endlich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Langfristig gehen sie also motivierter und ambitionierter zu Werke. Das erhöht die Mitarbeiterbindung und macht dich als Arbeitgeber in Zeiten von Fachkräftemangel attraktiver!

Das sind drei der unzähligen Vorteile einer KI-Transkription, die direkt messbar und damit auch skalierbar sind. Andere, wie beispielsweise die bessere Dokumentation und Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten, kommen zusätzlich dazu.

Implementierung einer Software für KI-Transkription

Das Einführen neuer Tools kann eine Herausforderung sein. Gerade die alteingesessenen Mitarbeitenden wollen oft den Status Quo erhalten. Für die Implementierung einer KI Transkription ist es daher wichtig, dass du die vielen Vorteile für deine Mitarbeitenden übersetzt und sie ihnen näherbringst. Das heißt aber auch, dass die Software für die automatische Transkription bzw. der Prozess der Implementierung gewisse Merkmale aufweisen sollte, um den Übergang möglichst «weich» zu gestalten. Die meisten Anbieter von KI-Transkriptionen bieten kostenlose Testphasen an. In dieser Zeit

kannst du dich an die Handhabung des Tools gewöhnen und du siehst bereits hier, wie intuitiv die Bedienung ist. Es macht hier auch Sinn, verschiedene Tools auszuprobieren und dann zu entscheiden. Hier ist es auch entscheidend, dass du deinen Bedarf genau kennst, da die Features der einzelnen Anbieter teilweise sehr unterschiedlich sind. Auf unserem Blog haben wir bereits mehrere Artikel veröffentlicht, in den wir unser eigenes Produkt Sally beispielsweise mit read.ai oder Sonix vergleichen.

Die oben erwähnte leichte und intuitive Bedienbarkeit ist aus unserer Erfahrung ein wichtiger Punkt in der Praxis. Es besteht hier die Gefahr, dass das Tool im Alltag mehr Aufwand generiert und somit keine Erleichterung ist. Die Bedienung sollte also schnell erlernbar und gut handhabbar sein – und das auch für Mitarbeitende, die weniger technikaffin sind. Das erleichtert die Implementierung einer neuern Software immens. Je schneller deine Mitarbeitenden die Vorteile einer KI Transkription erkennen, desto eher werden sie diese auch voller Motivation nutzen. Bei Sally beispielsweise bieten wir zusätzlich zur KI Transkription auch einen Aufgabenmanager, der die erledigten Aufgaben automatisch abhakt. Ebenfalls ist auch ein guter Kundenservice eine entschiedene Komponente, für welches KI-Tool, du dich letztendlich entscheidest. Was bringt dir die beste Software, wenn du bei Problemen keine Ansprechperson hast? Richtig! Nichts! Das birgt enormes Frustpotenzial. Es empfiehlt sich daher, weniger auf den Preis zu achten, sondern viel mehr auf die erbrachte Leistung im Verhältnis zum Preis. Beispielsweise ist es wichtig, wann und wie der Kundendienst erreichbar ist und wie schnell kann Abhilfe geschaffen werden kann. Ebenso ist auch die Unterstützung bei der Implementierung der KI Transkription ein wichtiger Eckpfeiler einer guten Dienstleitung.

Ein weiterer Punkt ist, wie individuell die Dienstleistung der KI Transkription auf dich, dein Team oder dein Unternehmen angepasst werden kann. Ein Produkt von der Stange ist wenig empfehlenswert – schließlich soll die Künstliche Intelligenz dir dienen und die KI Transkription für dich auch wirklich ein Problem lösen. Da die Erweiterungen der einzelnen Tools sehr unterschiedlich sein können, lohnt sich ein Blick auf unseren Blog, auf dem verschiedene Alternativen dargestellt werden.

KI Transkription und Datenschutz

Ein wichtiges Thema bei der Transkription durch künstliche Intelligenz ist der Datenschutz. Unternehmen sollen und müssen wissen, was mit ihren Daten geschieht und wo diese gespeichert werden. Viele der Tools für KI Transkription sind in Amerika gehostet, was das Thema Datenschutz komplexer machen kann. Sally dagegen wird in Europa gehostet und erfüllt daher alle Datenschutzanforderungen der DVSGO. Selbstverständlich nimmt Sally auch nur an Meetings teil und transkribiert diese, wenn du das explizit einstellst. Sally ist auch jederzeit per Mausklick wieder aus dem Meeting entfernbar.

Fazit – KI Transkription für mehr Lebensqualität

Wir haben dir im obigen Abschnitt noch einen weiteren Vorteil der KI Transkription versprochen. Dieser hat weniger mit deinem Business zu tun, dafür viel mehr mit dir als Mensch. Schliesslich ist es wichtig, dass nicht nur dein Business oder deine Firma vorankommt, sondern du auch an dich als Mensch denkst. Ein Tool für die KI Transkription kann Zeit, Geld und Nerven sparen. Viel wichtiger ist aber, dass es dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben – deinem «Warum» - verschafft. Sei es mehr Purpose in die Welt bringen oder mehr Quality Time mit deinen Liebsten - künstliche Intelligenz kann dir dazu verhelfen, wenn du sie klug und passgenau einsetzt. In einem Kennenlerngespräch schauen wir gerne, wie wir dein Unternehmen und dein Leben besser machen können.

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