Effektives Zeitmanagement für Coaches: So gewinnst du mehr Zeit für deine Klienten

Zeit ist das höchste Gut, das wir haben. Für dich als selbstständigen Coach gilt das besonders! Deine Zeit ist nötig, um deine Dienstleistung zu erbringen und somit dein «Warum» zum Leben zu erwecken.Und: Je mehr Dienstleistungen du anbieten kannst, desto mehr Geld verdienst du! Das Thema Zeitmanagement für Coaches füllt somit dein Herz und deinen Geldbeutel. Wie kann also mehr Effizienz im Coaching-Alltagaussehen? Wie nutzt du die fortschreitende Automatisierung im Coaching? Und wie gestaltest du deine Zeit überhaupt sinnvoll? Antworten auf diese Fragen findest du in diesem Artikel.

‍Zeitmanagement für Coaches – vier Vorteile des Zeitmanagements

Effektives Zeitmanagement ist als Online Coach essenziell. Je besser deine Zeit strukturiert ist, desto eher schaffst du den Spagat aus Business und Privatleben. Effizienz im Coaching-Alltag bietet dir außerdem diese vier Vorteile:

• ‍Höhere Kundenzufriedenheit: Deine Kundinnen und Kunden sind mit dir zufrieden, wenn ihnen der Coaching Prozess wirklich hilft. Bist du dagegen im Kopf schon bei den vielen unbearbeiteten Aufgaben, verlierst du den Kontakt zu deinen Coachees. Zeitmanagement für Coaches sorgt also in erster Linie für zufriedene Kundinnen und Kunden.
• ‍Mehr Zeit für dein Privatleben: Sobald dein Tag ordentlich strukturiert ist, wirst du mehr Zeit für dein Privatleben und deine Familie haben. Dies ist ein wichtiger Punkt, wenn es um deine eigene Gesundheit geht. Du kannst dann Kraft tanken und für deine Kundinnen und Kunden wieder präsent sein.
• ‍Höherer Lohn im Geldbeutel: Effizienz im Coaching Alltag bedeutet vor allem mehr Verdienst. Rechnungen schreiben, Marketingaufgaben, Terminkoordinierung – wichtige Aufgaben, aber sie generieren kein Einkommen. Mit dem richtigen Zeitmanagement kannst du deine bezahlten Coaching Sitzungen priorisieren.
• ‍Mehr eigene Entwicklungsmöglichkeiten: Wie sehr bist du als Coach am Zahn der Zeit? Kannst du dich mit neuen Ansätzen über hauptbeschäftigen? Oder hetzt du von einem Termin zum anderen und quetscht die Administration noch irgendwo dazwischen? Ein besseres Zeitmanagement ermöglicht dir deine eigene Weiterentwicklung.

Du siehst: Zeitmanagement für Coaches ist enorm wichtig, um dich und dein Business voranzubringen. Eine chaotische Zeit Planung kann schnelldazu führen, dass du das Feuer für dein Business verlierst und ausbrennst. Die eigene Zeit zu strukturieren ist zwar anfangs aufwändig, lohnt sich aber langfristig gesehen allemal.

 Zeitmanagement für Coaches: Was ist wichtig?

Um ein gutes Zeitmanagement zu haben, sind bestimmte Dinge wichtig. Am Anfang steht eine passende Zielsetzung. Welches Ziel willst du in deinem Business erreichen? Je genauer du dein Zielkennst, desto effektiver kannst du dein Zeitmanagement angehen. Du setzt damit einen Fokus und klammerst automatisch unwichtige Tätigkeiten aus. Wichtig ist, dass du deinen Fokus auf Klienten statt Verwaltung richtest.

Das führt direkt zum nächsten Punkt: setze Prioritäten! Welche Tätigkeiten bringen dich deinem Ziel näher und welche sind Zeitfresser? Schaue dir einmal alle Tätigkeiten an, die du als Coach erledigen musst. Die Frage ist nun, wie viel Zeit du in die jeweilige Tätigkeitinvestierst und was der Output davon ist. An dieser wichtigen Stellschraube kannst du dann drehen!

Plane dir für alle Tätigkeiten außerdem feste Zeit Slots! Beispiel: Du hast früh morgens Zeit und Ruhe, um Rechnungen zuschreiben. Zu dieser Zeit gibt es keine Coachingsessions oder private Ablenkungen. Setze dir hier einen Zeit Block und arbeite dann auch wirklich nur an diesem Thema. So ist dein Fokus klar auf eine Sache gerichtet und du schaffst in kurzer Zeit mehr!

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Delegation von ungeliebten Aufgaben.  Zeitmanagement für Coaches heißt vor allem auch, Tätigkeiten abgeben zu können. Musst du wirklichen jeden Social Media Post oder Blogartikel selbst schreiben? Oder gibt es jemanden, der das gerne macht und besser kann? Die moderne Welt bietet dir eine Vielzahl an digitalen Unterstützungen.

Last but not least: Beachte auch deine eigenen Bedürfnisse. Halte privat verplante Zeit auf jeden Fall ein und denke in dieser Zeit nicht an dein Business. Du wirst sehen: Die Pause wird dir gut tun und du arbeitest im Nachgang produktiver.

‍Effizienz Coaching Alltag: bewährte Strategien

Beim Thema Zeitmanagement für Coaches gibt es unzählige Strategien, die dir bei deiner Recherche sicherlich schon begegnet sind. Viele davon sind simpel und einfach umsetzbar, daher beschreiben wir sie an dieser Stelle nur kurz.

• ‍Das Eisenhower Prinzip: Dabei werden Aufgaben entsprechend einer Matrix eingeordnet. Dringende und wichtige Aufgaben sollen sofort erledigt werden. Für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben soll eine Deadline gesetzt werden. Dringende,aber nicht wichtige Aufgaben sollen delegiert werden. Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben sollen – wenn möglich – komplett gestrichen werden.
• ‍Pomodoro Technik: Bei dieser Technik arbeitest du in fokussierten Zeit Blöcken. Einer konzentrierten 25 minütigen Arbeitsphase folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier von diesen Intervallen machst du eine längere Pause von knapp 30 Minuten. Du arbeitest somit fokussiert, planst aber genug Pausen ein.
• ‍Eat the Frog first: Über diese Methode gibt es sogar ein Buch von Brian Tracy. Quintessenz davon ist, die unangenehmste Aufgabe zu Beginn des Tages zu erledigen. Diese benötigt die meiste mentale Kapazität und wenn sie erst erledigt ist, lässt sich der restliche Tag leichter planen.

Du siehst: Diese Techniken sind einfach zu verstehen. Wichtig ist, dass du sie konsequent im Alltag umsetzt und sie zur Routine werden. Erst dann entfalten sie ihre Wirkung.

‍Automatisierung im Coaching durch digitale Tools

Auch die Digitalisierung bietet dir heute viele Möglichkeiten, dein Zeitmanagement effektiver zu gestalten. Vieles kannst du selbst erledigen, indem du deine Arbeit neu strukturierst. Mit einigen digitalen Tools kannst du allerdings auch vieles outsourcen bzw. automatisieren.

Von Terminplanungen über digitale Assistenz bis hin zu KI Transkription deiner Online Sessions - die Vielfalt von digitalen Tools ist fast endlos. Sie alle sind geschaffen, um zeitraubende Probleme im Alltag zu lösen. Beispiel: Eine Transkription durch künstliche Intelligenzerspart dir den Aufwand, deine Sitzungen im Nachhinein manuell zu dokumentieren.

Wir haben bereits einen Blogartikel über 7 digitale Tools verfasst, die du als Coach kennen solltest.

‍Zeitmanagement für Coaches – tu es einfach!

Mehr Fokus auf Klienten statt Verwaltung – ein schöner Vorsatz, aber für zu viele Online Coaches, trotz aller Vorteile, noch keine Realität. Der größte Stolperstein in der Praxis ist aber nicht die Selbstdisziplin, sondern die Umsetzung. Sei mutig und teste eine neue Strategie oder sicher dir eine Probeversion bei einem digitalen Tool. Nur durch den praktischen Einsatz im Alltag siehst du, ob du so wirklich mehr Zeit für deine Klienten hast. Die Automatisierung im Coaching schreitet voran. Stelle also sicher, dass du am Zahn der Zeit bleibst.

‍