Sally AI: So sorgen wir für rechtliche Betriebsratskonformität.

Die Einführung neuer Technologien in Unternehmen, insbesondere solcher, die potenziell personenbezogene Daten betreffen, wirft immer wieder Fragen nach der Konformität mit den gesetzlichen Anforderungen auf. Insbesondere in Deutschland sind bei der Implementierung solcher Technologien die Rechte des Betriebsrats gemäß § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sowie die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten. Sally, unser Tool zur automatischen Transkription von Meetings, wurde explizit so entwickelt, dass es diesen Anforderungen vollumfänglich gerecht wird. Im Folgenden erläutern wir die rechtlichen Rahmenbedingungen und zeigen auf, wie wir sicherstellen, dass Sally in jeder Hinsicht betriebsratskonform ist.

1. Rechtlicher Rahmen: Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (§ 87 BetrVG)

Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen, ein Mitbestimmungsrecht. Sally fällt in diesen Bereich, da durch die Transkription von Meetings theoretisch Aussagen oder Verhalten von Teilnehmern dokumentiert werden können.

Um die Anforderungen aus § 87 BetrVG zu erfüllen, haben wir folgende Vorkehrungen getroffen:

• Mitbestimmung der Mitarbeiter: Vor der Einführung von Sally erfolgt eine Abstimmung mit dem Betriebsrat, um die Rechte der Mitarbeiter zu wahren und gemeinsam eine Betriebsvereinbarung auszuarbeiten.
• Klare Zweckbindung: Die Nutzung von Sally ist strikt auf die Transkription von Meetings beschränkt. Andere Einsatzmöglichkeiten, die potenziell überwachenden Charakter haben, werden ausgeschlossen.
• Datensicherheit durch Verschlüsselung: Alle Transkripte und Audioaufnahmen werden durch modernste Verschlüsselungsverfahren wie AES-256 und TLS geschützt, um unbefugten Zugriff zu verhindern und die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

2. Datenschutzrechtliche Anforderungen (DSGVO, BDSG)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) legen hohe Maßstäbe an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Insbesondere müssen folgende Prinzipien eingehalten werden:

• Zweckbindung (§ 6 Abs. 1 DSGVO): Daten dürfen nur für klar definierte und rechtmäßige Zwecke verarbeitet werden. Sally wird so konfiguriert, dass Transkripte ausschließlich zur Dokumentation von Meetings erstellt und nicht zu anderen Zwecken genutzt werden.
• Datenminimierung (§ 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Sally erhebt nur die minimal notwendigen Daten. Keine Videoaufnahmen, keine Metadatenanalysen – nur die reine Audio-Transkription.
• Rechte der Betroffenen (§§ 15-20 DSGVO): Mitarbeiter haben jederzeit das Recht, auf ihre Daten zuzugreifen, diese berichtigen oder löschen zu lassen. Sally unterstützt dies durch intuitive Funktionen, die eine schnelle und transparente Datenbearbeitung ermöglichen.

3. Transparenz und Mitbestimmung bei der Einführung

Unsere Erfahrung mit der Implementierung von Sally bei Großkunden zeigt, dass eine frühe und transparente Einbindung des Betriebsrats entscheidend ist. Bei Kunden mit mehr als 10.000 Mitarbeitern haben wir eng mit Betriebsräten zusammengearbeitet, um eine Betriebsvereinbarung zu erstellen, die den Einsatz von Sally regelt. Dabei wurden insbesondere folgende Punkte berücksichtigt:

• Transparente Dokumentation: Der Einsatz von Sally wird vollständig dokumentiert. Unternehmen und Betriebsräte erhalten alle notwendigen Unterlagen zur technischen Funktionsweise und den Datenschutzstandards.
• Flexibilität bei der Konfiguration: Sally wird auf Wunsch individuell angepasst, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens und dessen Betriebsrats gerecht zu werden. So lassen sich beispielsweise Aufbewahrungsfristen für Transkripte definieren oder bestimmte Datenkategorien von der Verarbeitung ausschließen.
• Frühe Einbindung: Wir sorgen dafür, dass der Betriebsrat von Beginn an in den Prozess der Einführung eingebunden wird, um Bedenken oder Unklarheiten frühzeitig zu klären.

4. Erfahrungsbericht: Zusammenarbeit mit Betriebsräten

In unserer bisherigen Arbeit mit Kunden unterschiedlichster Größen – von Mittelstandsbetrieben bis hin zu Großunternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern – haben wir eng mit Betriebsräten zusammengearbeitet. Besonders hervorzuheben ist unsere Flexibilität, um den individuellen Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden.

Ein Beispiel dafür ist die Deaktivierung der Videoaufzeichnungsfunktion auf ausdrücklichen Wunsch des Betriebsrats. Obwohl Sally standardmäßig auch eine Videoaufnahme ermöglicht, kann diese Funktion problemlos deaktiviert werden, um sicherzustellen, dass keinerlei sensible Daten erhoben werden, die nicht zur Meeting-Transkription erforderlich sind. Diese Anpassungen wurden bereits erfolgreich in mehreren Projekten umgesetzt.

Darüber hinaus haben wir vielfach Betriebsvereinbarungen unterstützt, die explizit regeln, wie und zu welchen Zwecken Sally eingesetzt wird. Unser Team stellt dabei sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfasst und in den Vereinbarungen berücksichtigt werden.

5. Konkrete Anpassungen für Betriebsratskonformität

Unsere Entwickler haben Sally so gestaltet, dass es keinerlei Kontrollmechanismen bietet, die im Widerspruch zu den Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats oder den Datenschutzanforderungen stehen könnten. Zu den wichtigsten Anpassungen gehören:

• Keine Leistungskontrolle: Sally analysiert oder bewertet weder die Teilnahme noch die Beiträge einzelner Personen im Meeting.
• Benutzerfreundliche Steuerung: Nutzer können die Transkriptionsfunktion jederzeit manuell ein- oder ausschalten, was maximale Kontrolle über die Verarbeitung der Daten gewährleistet.
• Individuelle Anpassbarkeit: Unternehmen können spezifische Anforderungen – wie z. B. die Festlegung von Aufbewahrungsfristen oder den Ausschluss bestimmter Datenkategorien – direkt mit uns umsetzen.
• Teilnahme und Aufzeichnung durch Sally: In jedem Meeting besteht die individuelle Möglichkeit Sally teilnehmen zu lassen und jenes Meeting aufzeichnen zu lassen. Eine Teilnahme an Meetings und dessen Aufzeichnung ist ohne ausdrückliche Zustimmung für Sally ausgeschlossen. Dies garantiert unter anderem eine vorherige Einwilligung in die Aufzeichnung personenbezogener Daten.
• Sicheres Entfernen des Bots aus dem Meeting: Falls Sally aufgrund von Voreinstellungen automatisch an einem Meeting teilnimmt, dies jedoch nicht gewünscht wird, ist die unverzügliche Entfernung von Sally durch die Eingabe von „opt out“ im Meeting gewährleistet. Sämtliche bis zu diesem Zeitpunkt aufgezeichneten Daten werden hierbei vollständig und unwiderruflich gelöscht.

6. Fazit: Maximale Konformität, maximaler Schutz

Sally erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an Betriebsrats- und Datenschutzkonformität. Mit individuell anpassbaren Funktionen, strenger Datenminimierung und einer klaren Fokussierung auf Transparenz bieten wir Unternehmen die Sicherheit, dass der Einsatz von Sally nicht nur effizient, sondern auch rechtlich einwandfrei ist.

Unser Know-how in der Zusammenarbeit mit Unternehmen verschiedenster Größen – von Mittelstandskunden bis zu Großkonzernen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern – garantiert, dass Sally sich nahtlos in bestehende Strukturen einfügen lässt und gleichzeitig die Mitbestimmungsrechte der Mitarbeiter umfassend berücksichtigt. Wir setzen uns gerne gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Betriebsrat zusammen, um die optimale Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.

Für weitere Informationen oder zur Klärung spezifischer Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gemeinsam gestalten wir den Weg zu einer digitalen und rechtssicheren Meeting-Kultur.